Politique de confidentialité

Mention d’information sur le traitement de données à caractère personnel des candidats et salariés intérimaires du groupe Optineris – Mise à jour du 2 mars 2022

I – Objectifs de notre politique de confidentialité :

La confidentialité et la sécurité sont de la plus haute importance pour OPTINERIS. Nous la mettons à votre disposition afin que vous disposiez d’informations claires et transparentes sur les traitements mis en œuvre dans le cadre des services proposés sur notre site. Nous nous assurons que nos mesures techniques et organisationnelles respectent vos droits relatifs à la protection des données. Pour cela, nous nous conformons à la règlementation en vigueur et notamment au Règlement Général sur la protection des données (ci-après « RGPD »), entré en vigueur le 25 mai 2018, qui vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.

Vous trouverez ci- dessous nos règles concernant la gestion, le traitement et le stockage des données personnelles soumises dans le cadre de nos services.

II – Champ d’application :

Pour que vous puissiez saisir pleinement les informations qui vous seront communiquées, OPTINERIS synthétise pour vous les notions essentielles à comprendre.

Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?

Une donnée à caractère personnel, au sens de l’article 4 ( 1 ) du RGPD, est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable par le regroupement de plusieurs informations (éléments d’identité, éléments de localisation, opinions religieuses, historique de navigation, …).

Vous êtes identifié lorsque vous fournissez des informations comme votre nom de famille et votre prénom. En l’absence de ces informations, vous pouvez notamment être identifié lorsque vous fournissez :

• Un identifiant (ex : pseudo, adresse IP)
• Vos coordonnées (ex : adresse email, numéro de téléphone)
• Un numéro d’identification (ex : n° du formulaire de contact)

Qu’est-ce qu’un traitement ?

Un traitement de données à caractère personnel est, au sens de l’article 4 ( 2 ) du RGPD, toute opération ou tout ensemble d’opérations appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que :

• La collecte
• Le stockage
• L’enregistrement
• La transmission

Retenez que toute action relative à vos données personnelles constitue un traitement desdites données.

Le responsable de traitement est, au sens de l’article 4 ( 7 ) du RGPD, la personne qui détermine, seul ou conjointement, les finalités de chaque traitement et les moyens du traitement.

Responsable de traitement et sous-traitant

Le responsable de traitement est, au sens de l’article 4 §7 du RGPD, la personne qui détermine, seul ou conjointement, les finalités de chaque traitement et les moyens du traitement.

Le sous-traitant est, au sens de l’article 4 §8 la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

En sa qualité d’éditeur du site internet, OPTINERIS intervient ici en tant que responsable de traitement.

En sa qualité d’employeur, OPTINERIS intervient ici en tant que responsable de traitement.

Les fondements juridiques du traitement de données

OPTINERIS collecte vos données à caractère personnel pour les finalités décrites au point 1 de la présente politique de confidentialité. OPTINERIS collecte et traite vos données à caractère personnel uniquement sur la base d’un des fondements juridiques suivants :

• Consentement de la personne concernée : sous réserve d’avoir obtenu votre consentement, OPTINERIS est autorisé(e) à collecter et traiter vos données à caractère personnel.
• Exécution de relation contractuelle avec OPTINERIS : vos données sont nécessaires à l’exécution d’un contrat auquel vous avez souscrit ou auquel vous souhaitez souscrire.
Sur cette base juridique contractuelle, tout refus de communiquer vos données personnelles empêchera la conclusion et l’exécution du contrat.
• Remplir une obligation légale : vos données sont nécessaires pour remplir une obligation légale telle que les règles applicables en matière de lutte contre la fraude et/ou contre le terrorisme.
• Intérêt légitime du responsable de traitement : OPTINERIS pourra aussi traiter vos données à caractère personnel sur la base de son intérêt légitime.

Comment recueillons nous votre consentement ?

En vous inscrivant à nos services et/ou en remplissant un formulaire de contact sur notre site internet, vous convenez et acceptez que nous puissions recueillir, traiter, stocker et/ou utiliser les données personnelles transmises, en conformité avec les règles exposées ci-après.

En nous donnant votre consentement, vous conservez également vos droits d’accès et de communication, de rectification, de portabilité, ainsi que le droit d’effacement ou « droit à l’oubli » de vos données personnelles. Vous pouvez, à tout moment, procéder au retrait de votre consentement. Ces droits vous sont expliqués dans la partie « les droits dont vous disposez » de notre politique de confidentialité.

En tant qu’employeur, la mise en œuvre des traitements de données à caractère personnel repose principalement sur la base juridique contractuelle et sur notre intérêt légitime ponctuellement. Dès lors, les traitements que OPTINERIS met en œuvre ne nécessitent pas d’obtenir votre consentement.

A qui s’adresse cette politique de confidentialité

Cette politique s’adresse aux visiteurs du site internet de OPTINERIS, à ses salariés, à sa clientèle ainsi qu’à ses partenaires. Elle atteste de la connaissance par OPTINERIS de ses obligations en tant que responsable de traitement.

III – Le traitement de vos données à caractère personnel :

Pourquoi notre structure a besoin de collecter vos données ?

L’objectif principal de la collecte de vos données à caractère personnel est de vous offrir un service adéquat, optimal, efficace et légal. A cette fin, les données que OPTINERIS collecte sont nécessaires pour lui permettre de répondre aux finalités suivantes :

• Gestion administrative des personnels permanents
• Gestion administrative du travailleur temporaire
• Recrutement des personnels permanents et intérimaires
• Prospection d’entreprises
• Gestion des entreprises utilisatrices
• Gestion des accidents de travail
• Gestion des annonces et des offres d’emploi
• Gestion de la représentation du personnel
• Gestion des fournisseurs
• Gestion comptable
• Gestion de la communication et des réseaux sociaux
• Gestion des rôles et des droits
• Gestion des demandes adressées au délégué à la protection des données
• Gestion des moyens numériques et télécoms des personnels permanents
• Gestion de la médecine au travail
• Gestion de la rupture du contrat de travail

Vérifier que les traitements suivants sont à effacer :Gestion de l’alternance et des stages

• Gestion des contacts par courrier électronique, par téléphone et par formulaire
• Gestion des déplacements professionnels
• Gestion des pièces d’identification
• Gestion des évaluations
• Gestion du télétravail
• Gestion d’une Hotline
• Gestion de la prospection

OPTINERIS s’engage à ce que vos données soient traitées dans le respect des finalités précitées ainsi que pour des finalités qui leur sont compatibles.

Dans le respect du principe de minimisation des données traitées, instauré par le RGPD, OPTINERIS s’engage à ce que les données collectées soient adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à ces finalités.

Dispositions particulières – Candidats et Intérimaires

Les Utilisateurs sont informés qu’OPTINERIS traite les données à caractère personnel les concernant conformément aux informations ci-dessous :
• évaluer votre compétence à une fonction ou à une tâche,
• établir les contrats conformes à la réglementation en vigueur,
• vous informer sur vos missions en cours ou à venir et assurer leur gestion,
• établir vos bulletins de salaire, les déclarations sociales qui en découlent et les paiements correspondants,
• assurer la sécurité des systèmes d’information,
• assurer le suivi et la gestion de ses relations commerciales avec ses clients,
• établir des statistiques à usage interne ou de déclarations administratives et améliorer son organisation,
• gérer et contrôler le respect des procédures internes d’Optineris et réaliser des audits,
• administrer, gérer et assurer sa défense face à des réclamations ou des actions légales,
• se conformer à ses obligations légales, réglementaires et conventionnelles,
• disposer des renseignements nécessaires à votre sélection en vue d’une proposition de mission, de CDI, CDI-I, CDD dans le cadre d’opérations de placement et pour échanger avec vous,
• fournir à ses clients les renseignements nécessaires ou utiles dans le cadre des services qui leurs sont délivrés,
• vous proposer des programmes d’évaluation, de perfectionnement des connaissances, de formation professionnelle et assurer leur gestion,
• évaluer la satisfaction clients et intérimaires, améliorer la qualité des services fournis,
• améliorer votre employabilité,
• vous informer d’opportunités d’emplois en rapport avec vos compétences, vos aptitudes professionnelles, votre disponibilité et vos souhaits,
• vous proposer des services, notamment de dématérialisation et de stockage, fournis par nos partenaires,
• vous faire participer à toute opération promotionnelle ou évènementielle,
• vous informer sur l’actualité de la société Optineris et de ses services,
• vous informer sur des aides financières et autres auxquelles vous pouvez prétendre.
Aux fins des objectifs précisés ci-dessus, Optineris est susceptible de traiter les catégories de données suivantes : données d’identification, vie personnelle, vie professionnelle, informations d’ordre économique et financier, données de connexion, numéro de sécurité sociale, données de santé *.

*Pour remplir ses obligations légales en tant qu’employeur et notamment ce qui a trait à la santé, à la sécurité au travail et à l’emploi des travailleurs handicapés, OPTINERIS peut être amené à traiter des informations à caractère personnel se rapportant à votre santé et ne relevant pas du secret médical (médecine du travail – AT/MP – arrêts de travail – régime de prévoyance – indemnisation complémentaire).

Pour des postes spécifiques, Optineris peut vous demander de lui communiquer l’extrait B3 de votre casier judiciaire, conformément à la règlementation.

Les données vous concernant seront conservées pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités précisées ci-avant.
Pour des postes spécifiques, Optineris peut vous demander de lui communiquer l’extrait B3 de votre casier judiciaire, conformément à la règlementation, par exception, il sera détruit après consultation.

Pour répondre à des besoins spécifiques de sélection pour ses clients, OPTINERIS est susceptible de leur communiquer les documents ou informations pertinents que vous nous avez transmis.
A ce titre, OPTINERIS pourra transmettre votre CV tel que vous l’avez téléchargé lors de la création de votre compte, y compris les coordonnées et photographies. Si vous ne souhaitez pas que vos coordonnées et photographies soient transmises à nos clients, nous vous invitons à télécharger un CV sans photographies ni coordonnées.

Vous avez la possibilité de demander à OPTINERIS la communication de son registre des traitements afin d’obtenir davantage d’informations concernant notamment la nature des données traitées, leurs durées de conservation précises ainsi que la base légale retenue pour en assurer la licéité. Afin de vous informer au mieux, OPTINERIS devra établir, au moment de votre demande, la typologie de relation qui vous concerne (visiteur du site internet, client ou ancien client, partenaire ou ancien partenaire, intérimaire, salarié permanent ou ancien salarié permanent etc.).

Quelle est la durée de conservation des données à caractère personnel ?

OPTINERIS ne stocke vos données que le temps nécessaire à la poursuite des finalités pour lesquelles elles sont collectées, à l’exécution de la relation contractuelle, dans le respect de ses obligations légales ou pour répondre à son intérêt légitime.

En ce qui concerne les candidats et les intérimaires, il est porté à votre connaissance que les principes généraux de conservation des données sont :
• les données des candidats seront conservées pendant une durée maximale de 24 mois à compter du dernier contact,
• les données des salariés temporaires seront conservées pendant une durée maximale de 5 années à compter de la dernière paie (hors données de reconstitution de carrière).

Durée de conservation du compte Optineris.fr

Afin de protéger vos données personnelles et de ne conserver que des informations à jour, si votre inscription n’a pas été suivie d’une mission et/ou d’un recrutement auprès de l’un de nos clients, votre compte Optineris.fr sera supprimé 13 mois après votre dernière connexion.

Vos informations personnelles seront conservées conformément aux durées de conservation indiquées dans le registre des traitements accessible sur demande à l’adresse rpdg@optineris.fr.

Vous avez la possibilité d’obtenir plus de détails sur les règles de conservation spécifiques à un traitement déterminé.
Afin de vous informer au mieux, OPTINERIS devra établir, au moment de votre demande, la typologie de relation qui vous concerne (visiteur du site internet, client ou ancien client, partenaire ou ancien partenaire, intérimaire, salarié permanent ou ancien salarié permanent etc.).
Vous pouvez adresser cette demande au Responsable du traitement des données personnelles :
Par courrier postal à : OPTINERIS SA – 20A Cours Jourdan 87000 LIMOGES
Par courrier électronique à : rgpd@optineris.fr

Une fois la durée dépassée, les données sont archivées, supprimées ou anonymisées.

Quels sont les droits dont vous disposez et comment les exercer ?

Une personne concernée par un traitement de ses données à caractère personnel détient des droits :

• Droit à l’information :

OPTINERIS doit vous transmettre un certain nombre d’information si vous en faites la demande.
Ex : identité du responsable de traitement, finalités, durées de conservation etc.

OPTINERIS s’engage à vous transmettre ses informations de manière claire et précise.

• Droit d’accès et de communication de toutes les données qui la concerne

Vous pouvez demander à OPTINERIS d’avoir accès vos données et d’en obtenir une copie lorsque celles-ci font l’objet d’un traitement. OPTINERIS peut vous demander de vous identifier lorsqu’un doute raisonnable persiste sur votre identité réelle ou lorsque la demande porte sur des données dites « sensibles ».

• Droit de rectification :

Vous pouvez obtenir de OPTINERIS la rectification de vos données lorsque celles-ci sont erronées ou inexactes. OPTINERIS peut vous demander de vous identifier lorsqu’un doute raisonnable persiste sur votre identité réelle ou lorsque la demande porte sur des données dites « sensibles ».

• Droit à l’oubli :

Vous pouvez demander à OPTINERIS la suppression de vos données à caractère personnel dans la limite des données qui lui sont nécessaires pour remplir ses obligations contractuelles ou légales. OPTINERIS peut vous demander de vous identifier lorsqu’un doute raisonnable persiste sur votre identité réelle ou lorsque la demande porte sur des données dites « sensibles ».

• Droit d’opposition :

Vous pouvez vous opposer à un traitement lorsque vous êtes placé dans une situation particulière. Un justificatif est nécessaire en dehors des demandes portant sur la prospection commerciale. OPTINERIS peut vous demander de vous identifier lorsqu’un doute raisonnable persiste sur votre identité réelle ou lorsque la demande porte sur des données dites « sensibles ».

• Droit à la portabilité des données :

Vous pouvez récupérer auprès de OPTINERIS toutes les données vous concernant dans un format lisible et compréhensible par la machine ou demander à OPTINERIS de les transmettre à un autre organisme. OPTINERIS peut vous demander de vous identifier lorsqu’un doute raisonnable persiste sur votre identité réelle ou lorsque la demande porte sur des données dites « sensibles ».

• Droit à la limitation du traitement :

Vous pouvez demander à OPTINERIS de conserver vos données sans les utiliser. Celles-ci sont donc gelées pendant une durée temporaire dans les cas où vous exercez un autre droit en parallèle (ex : contester l’exactitude des données, s’opposer au traitement de ses données, illicéité du traitement). OPTINERIS peut vous demander de vous identifier lorsqu’un doute raisonnable persiste sur votre identité réelle ou lorsque la demande porte sur des données dites « sensibles ».

• Droit à l’humanisation (décisions individuelles automatisées) :

Dans la mesure où OPTINERIS est amené(e) à prendre des décisions totalement automatisées vous concernant, vous avez la possibilité de nous demander de faire appel à une intervention humaine dans la prise de ladite décision. Ce droit vous est octroyé en dehors des exigences contractuelles ou lorsque vous n’y avez pas renoncé de manière éclairée, explicite et univoque.

Pour exercer vos droits, adressez vous au relai RGPD de OPTINERIS : rpdg@optineris.fr

• Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL :

Si vous considérez que la politique de protection des données de OPTINERIS n’est pas conforme à la règlementation européenne ou que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès de la CNIL sur le site www.cnil.fr

Avec qui OPTINERIS partage vos données ?

En aucun cas, OPTINERIS ne vend, échange ou ne loue vos données personnelles à des tiers.

Les données personnelles collectées vous concernant sont utilisées uniquement par notre structure. Toutefois, dans le cadre de notre activité, OPTINERIS peut faire appel à des sous-traitants qui peuvent recevoir communication de vos données à caractère personnel. Le cas échéant, OPTINERIS s’assure de la conformité de tous ses sous-traitants dans le respect des exigences posées par le RGPD et par la jurisprudence.

En outre, OPTINERIS ne divulgue pas vos données personnelles à des tiers, excepté si :
• Vous en formulez la demande ou en autorisez la divulgation ;
• OPTINERIS y est contraint(e) par une autorité gouvernementale ou un organisme de règlementation, en cas de réquisition judiciaire, de citation à comparaitre ou de toute autre demande gouvernementale ou judiciaire similaire, ou pour établir ou défendre une demande légale ;
• Le tiers agit en tant qu’agent ou partenaire de OPTINERIS dans l’exécution des services.

Vous avez la possibilité d’obtenir plus de détails sur les sous-traitants auxquels nous sommes susceptibles de communiquer vos données, afin de vous informer au mieux, OPTINERIS devra établir, au moment de votre demande, la typologie de relation qui vous concerne (visiteur du site internet, client ou ancien client, partenaire ou ancien partenaire, intérimaire, salarié permanent ou ancien salarié permanent etc.).

Vous pouvez adresser cette demande au Responsable du traitement des données personnelles :
Par courrier postal à : OPTINERIS SA – 20A Cours Jourdan 87000 LIMOGES
Par courrier électronique à : rgpd@optineris.fr

IV – Les cookies :

Lors de votre visite, OPTINERIS peut implanter un « cookie » dans votre ordinateur. Un « cookie » permet d’enregistrer les informations relatives à la navigation de votre ordinateur sur notre site (les pages consultées, la date et l’heure de consultation, etc.) que OPTINERIS pourra lire lors de votre prochaine visite sans toutefois pouvoir vous identifier directement.
Exemple d’utilité : Les informations fournies dans un questionnaire ne vous seront pas demandées à nouveau.

Les cookies utilisés sur le site sont les suivants :
• Des cookies de session nécessaires au bon fonctionnement du site internet
• Lister l’ensemble des cookies déposés lors de la visite de votre site internet

Certains de nos cookies permettent à notre site de fonctionner de manière optimale. Ces cookies « fonctionnels » ne pourront donc pas faire l’objet d’une demande d’opposition ou de suppression.
Pour tout autre type de cookies, vous pouvez vous y opposer et les supprimer via la bannière informative affichée lors de la consultation initiale de notre site web.

Les cookies ayant notamment pour objectif d’assurer que les fonctionnalités de notre site vous correspondent et que ce dernier soit le plus performant possible, nous tenons à vous informer que leur paramétrage est susceptible de modifier vos conditions d’accès à notre site et, par conséquent, d’en limiter les performances.

V – Notre engagement pour respecter l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel :

La sécurité de nos serveurs d’hébergement

Les serveurs d’hébergement sur lesquels OPTINERIS traite et stocke vos données sont exclusivement situés au sein de l’Union Européenne et répondent à un niveau de sécurité conforme à la typologie de ces dernières.

Conformément au Règlement Général de Protection des Données une analyse d’impact peut être réalisée sur des traitements sensibles afin de déterminer notre capacité à réaliser le traitement de ces données en toute sécurité.

Les mesures mises en œuvre pour respecter notre engagement

Dans le cadre de ses services, OPTINERIS accorde la plus haute importance à la sécurité et à l’intégrité des données personnelles de ses clients.

Ainsi, et conformément au RGPD, OPTINERIS s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité de vos données et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.

Par ailleurs, afin d’éviter tout accès non autorisé, et pour garantir l’exactitude et la bonne utilisation de vos données, OPTINERIS a mis en place des procédures numériques, physiques et d’encadrement appropriées en vue de sauvegarder et préserver les données recueillies à travers ses services.
Malgré tout, personne ne peut se considérer comme étant complètement à l’abri d’une malveillance.

C’est pourquoi, dans le cas où une faille de sécurité présenterait un risque élevé pour l’intégrité ou la confidentialité de vos données, OPTINERIS s’engage à vous en informer dans un délai raisonnable et à prendre toutes les mesures possibles pour neutraliser l’intrusion et en minimiser les impacts. Dans le cas où vous subiriez un dommage du fait de l’exploitation d’une faille de sécurité par un tiers, OPTINERIS s’engage à vous fournir toute l’assistance nécessaire afin que vous puissiez faire valoir vos droits.

Il convient de garder à l’esprit que toute personne exploitant une faille de sécurité s’expose à des sanctions pénales et que OPTINERIS prendra toutes les mesures, y compris par le biais d’un dépôt de plainte et/ou d’une action en justice, pour préserver les données, ses droits et d’en limiter l’impact au maximum.

VI – Modification de notre Politique de Confidentialité :

OPTINERIS se réserve le droit de faire évoluer la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment en application des changements apportés aux lois et réglementations en vigueur.

Les modifications apportées seront notifiées sur notre site internet. Cette notification comprendra un lien vous permettant d’accéder à la politique de confidentialité modifiée, et ce, pendant une durée raisonnable. Nous pourrons communiquer également sur cette modification par tout autre moyen d’information que nous jugerons utile et opportun.