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ASSISTANTE TECHNIQUE- Gestion administrative de suivi de chantiers (H/F)

Offre postée le 17/02/2021 - Ref5490944
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Localisation Chessy, 77
Contrat CDI
Rémunération 25000 - 30000K€
Cette mission commence dans 43 jours - lundi 19 avril 2021

Description du poste

Optineris recherche pour l'un de ses clients basé à CHESSY 77, une gestionnaire administrative de suivi de chantier

Rattachée à la directrice administrative, vous êtes un réel support administratif pour les équipes terrain. La mission principale de ce poste est de gérer administrativement les affaires entrantes (portefeuille clients dédiés) de la création, en passant par les devis, la planification, la gestion de l'archivage des documents techniques des affaires jusqu'à la facturation et la clôture de l'affaire.

Vous travaillerez en binôme avec une autre assistante technique qui a exactement les mêmes attributions que vous mais avec un portefeuille client différent.

Vos missions :
Suivi administratif des chantiers :
• Assure le suivi administratif en collaboration avec les chefs de Pôles et les équipes terrain des différentes demandes (Traitement des mails, réception et archivage des documents techniques PGC/ PPSPS/ PLANS/ CCTP, …), suivi et gestion des devis et de la facturation mensuelle, contrôle et vérification des bons de commande
• Suivi et gestion de la planification des visites, des réunions de chantiers, des réunions de préparation des différentes affaires et attribution au chef de projet
• Contrôle et vérification que la planification prévisionnelle soit bien réelle pour assurer un suivi hebdomadaire pour préparer la facturation
• Gestion des emails entrants de toutes les affaires et dispatch au chef de projet
• Suivi des affaires et mise à jour d'un tableau bord regroupant toutes les affaires CSPS/ AMO (fichier Excel) et suivre la vie des affaires sur le logiciel dédié à notre métier (GCSPS)
• Traitement des courriers
• Accueil physique et téléphonique

Profil recherché

• Bonne maitrise des outils informatiques (PackOffice, en particulier Word et Excel, mail, environnement MAC, …)
• Maîtrise et capacité à gérer l’accueil téléphonique
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
• Renseigner les interlocuteurs,
• Organiser et prioriser les activités

Notion en anglais serait un plus/ Notion en comptabilité
• Dynamique, organisée et rigoureuse vous êtes dotée d’un bon relationnel et appréciez le travail en équipe.
• Connaissances en comptabilité
• Capacité de hiérarchisation des priorités
• Capacité relationnelle et d’adaptation
• Goût du travail en équipe
• Discrétion, autonomie, rigueur et sens de l’organisation
• Excellente maitrise de la langue française orale et écrite
• Multitâches, polyvalente
• Pour gérer au mieux son travail, il faut être ordonnée et méthodique afin d’être efficace
• Pouvoir intervenir sur plusieurs fronts en même temps tout en hiérarchisant ses priorités.
• Excellentes qualités humaines pour rester toujours courtoise et souriante
• Bonne communicante